Müssen wir einen Datenschutzbeauftragten bestellen?
Die Frage, ob ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellen muss, hängt von verschiedenen Faktoren ab, die in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) festgelegt sind. Grundsätzlich ist ein Datenschutzbeauftragter erforderlich, wenn:
Die Kerntätigkeit des Unternehmens in einer umfangreichen Überwachung von Personen besteht.
Das Unternehmen systematisch und regelmäßig personenbezogene Daten verarbeitet (das sind eigentlich alle Unternehmen, die Marketing und Vertrieb haben).
Das Unternehmen sensible Daten in großem Umfang verarbeitet.
Ein externer Datenschutzbeauftragter kann eine wertvolle Unterstützung bieten, um sicherzustellen, dass alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Ein verantwortlicher Datenschutzbeauftragter muss sicherstellen, dass alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten kann auch das Vertrauen von Kunden und Partnern stärken, indem gezeigt wird, dass das Unternehmen den Datenschutz ernst nimmt und proaktiv Maßnahmen ergreift, um Datenpannen zu vermeiden.
Unsere Experten stehen Ihnen zur Verfügung, um Sie bei der Entscheidung zu unterstützen, ob Ihr Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benötigt, und bieten umfassende datenschutzrechtliche Beratung an.
Macht unsere Personalabteilung alles richtig?
Um sicherzustellen, dass Ihre Personalabteilung alle datenschutzrechtlichen Anforderungen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllt, ist es wichtig, regelmäßig die internen Prozesse zu überprüfen. Dazu gehört die sorgfältige Handhabung von personenbezogenen Daten der Mitarbeiter. Jede Verarbeitungstätigkeit muss dokumentiert und regelmäßig überprüft werden, um die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen. Die Einhaltung der Informationspflichten und die Gewährleistung der Datensicherheit sind ebenfalls entscheidend. Unsere Datenschutzexperten bieten umfassende Beratung und Unterstützung, um Ihre Personalabteilung bei der Umsetzung der DSGVO-Anforderungen zu begleiten und mögliche Risiken für die Rechte der Betroffenen zu minimieren. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Personalabteilung datenschutzkonform arbeitet und das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter gestärkt wird.
Was darf unsere Marketingabteilung?
Im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Telemedien-Datenschutz-Dienstegesetzes (TDDG) gibt es klare Richtlinien, die die Marketingabteilung eines Unternehmens beachten muss, um datenschutzkonform zu agieren. Dies umfasst alle Aspekte der Datenverarbeitung, von der Erhebung bis zur Speicherung und Nutzung der Daten. Hier sind einige Möglichkeiten und Grenzen, die für das Online-Marketing gelten:
Einwilligung einholen
Bevor personenbezogene Daten für Marketingzwecke verwendet werden, muss die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Personen eingeholt werden. Diese Einwilligung muss freiwillig, spezifisch, informiert und unmissverständlich sein.
Transparente Kommunikation
Unternehmen müssen die betroffenen Personen klar und verständlich darüber informieren, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden. Dies sollte in der Datenschutzerklärung auf der Website deutlich gemacht werden.
Zweckbindung und Datenminimierung
Die erhobenen Daten dürfen nur für den angegebenen Zweck verwendet werden und es sollten nur die Daten erhoben werden, die unbedingt notwendig sind.
Recht auf Widerspruch
Personen müssen jederzeit die Möglichkeit haben, der Verarbeitung ihrer Daten für Direktmarketingzwecke zu widersprechen. Dies sollte einfach und ohne Hürden möglich sein.
Datensicherheit gewährleisten
Unternehmen müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten und Datenpannen zu vermeiden.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen
Unternehmen müssen ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führen, in dem alle relevanten Informationen zu den Datenverarbeitungen dokumentiert sind.
Konkrete Beispiele für datenschutzkonformes Online-Marketing
E-Mail-Marketing mit Double-Opt-In: Bevor ein Newsletter verschickt wird, muss der Empfänger seine Einwilligung über ein Double-Opt-In-Verfahren bestätigen. Dies stellt sicher, dass die Einwilligung des Nutzers eindeutig und nachweisbar ist.
Personalisierte Werbung mit Pseudonymisierung: Unternehmen können personalisierte Werbung schalten, indem sie Daten pseudonymisieren. Dadurch bleiben die Daten anonym und die Privatsphäre der Nutzer wird geschützt.
Retargeting mit Einwilligung: Beim Retargeting werden Nutzer, die eine Website besucht haben, gezielt mit Werbung angesprochen. Hierfür ist die vorherige Einwilligung der Nutzer erforderlich, die über Cookies oder ähnliche Technologien eingeholt werden kann.
Fit für die DSGVO?
Darf Ihre Personalabteilung Bewerbungsunterlagen länger als sechs Monate speichern, auch wenn der Bewerber nicht eingestellt wurde?
Nein. Einzige Ausnahme mit Einwilligung des Bewerbers in einen Job-Pool aufgenommen zu werden, um später bei Bedarf wieder angefragt zu werden.
Ist es zulässig, die E-Mail-Kommunikation Ihrer Mitarbeiter ohne deren Wissen zu überwachen, um die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherzustellen?
Ja. Unter der Voraussetzung, dass privater E-Mailverkehr über den Arbeitsvertrag (oder Zusatzvereinbarung) über die Geschäfts-E-Mailadresse ausgeschlossen ist.
Dürfen Sie Kundendaten an Drittdienstleister weitergeben, um personalisierte Werbeangebote zu erstellen, ohne vorherige Einwilligung der Kunden?
Natürlich nicht.
Können Sie in Ihrem Unternehmen Überwachungskameras in den Gemeinschaftsräumen installieren, wenn bisher keine sicherheitsrelevanten Vorfälle gemeldet wurden?
Nein. Es muss schon einmal einen Diebstahl oder ähnliches gegeben haben, der auch zur Anzeige gebracht wurde. Ansonsten kann man sich nicht auf Art. 6 Abs. 1 lit f (berechtigtes Interesse) berufen. Hier wäre dann die einzige Alternative eine Einwilligung der Mitarbeiter einzuholen.
Ist es erlaubt, die Standortdaten Ihrer Außendienstmitarbeiter zu tracken, um deren Arbeitszeiten zu überprüfen?
Jein. Um den Arbeitnehmer zu schützen z.B. bei Werttransportfahrten oder um arbeitsrechtliche Anforderungen des Gesetzgebers zu erfüllen, wie das Einhalten von Pausen bei Kraftfahrern kann ein GPS-Tracking sinnvoll sein. Um nur die Arbeitszeit zu erfassen ist der Zweck nicht ausreichend für ein solches Tracking, hier ist ein milderes Verfahren zu nutzen, wie ein Fahrtenbuch oder ähnliches.
Dürfen Sie die Kontaktdaten von ehemaligen Kunden für Marketingzwecke verwenden (ohne sie um Erlaubnis zu bitten)?
Nein.
Ist es möglich, die Social Media Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter zu überwachen, um das Unternehmensimage zu schützen?
Nein. Weder vor der Einstellung noch bei aktiven Mitarbeitern ist eine Hintergrundüberprüfung via Social-Media-Screening zulässig.
Darf Ihr Unternehmen die IP-Adressen von Website-Besuchern speichern, um das Nutzerverhalten zu analysieren, ohne die Nutzer darüber zu informieren?
Jein. Wenn Sie nicht mit der vollständigen IP-Adresse sondern mit einer vom Server anonymisierten IP Ihre Analysen ansetzen, dann ist kein Bezug zu Person mehr herstellbar und damit eine Weiterverarbeitung zulässig.
Bei der Datenschutzerklärung einer Website sind insbesondere die Bereiche Cookie-Einwilligungen und Informationspflichten zu beachten. Hier sind die wesentlichen Punkte:
- Cookie Consent: Die Datenschutzerklärung muss klarstellen, wie Cookies auf der Website verwendet werden. Dazu gehört die Einholung einer ausdrücklichen Einwilligung der Nutzer durch ein Cookie-Banner, bevor nicht notwendige Cookies gesetzt werden. Die Erklärung sollte Informationen über die Arten von Cookies, deren Zweck und die Speicherdauer enthalten. Nutzer müssen die Möglichkeit haben, ihre Cookie-Einstellungen jederzeit anzupassen oder ihre Einwilligung zu widerrufen.
- Informationspflichten bei Server-Log Files: Die Datenschutzerklärung muss darüber informieren, welche Daten bei der Nutzung der Website erfasst werden, wie z.B. IP-Adressen, Zugriffszeiten und besuchte Seiten. Diese Informationen sind in den Server-Log Files gespeichert und dienen der Sicherheit der Website sowie der Optimierung des Angebots. Es sollte klar dargelegt werden, wie lange diese Daten gespeichert werden und zu welchem Zweck sie verarbeitet werden.
- Einwilligungen: Die Einwilligungen müssen freiwillig, spezifisch und informiert sein. Die Datenschutzerklärung sollte erläutern, wie Einwilligungen eingeholt und verwaltet werden, insbesondere im Hinblick auf Tracking- und Analyse-Tools. Nutzer müssen über ihr Recht informiert werden, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
- Allgemeine Informationspflichten: Die Datenschutzerklärung muss umfassend über die Rechte der Nutzer informieren, darunter das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch. Sie sollte auch die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten und die zuständige Aufsichtsbehörde angeben.
Durch die Beachtung dieser Punkte kann sichergestellt werden, dass die Datenschutzerklärung den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entspricht. Ein vollständiges Verarbeitungsverzeichnis ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil der Dokumentation. Unsere Datenschutzexperten stehen bereit, um Sie bei der Erstellung und Überprüfung Ihrer Datenschutzerklärung zu unterstützen.
Durch die Beachtung der nebenstehenden Punkte kann sichergestellt werden, dass die Datenschutzerklärung den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entspricht. Ein vollständiges Verarbeitungsverzeichnis ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil der Dokumentation. Unsere Datenschutzexperten stehen bereit, um Sie bei der Erstellung und Überprüfung Ihrer Datenschutzerklärung zu unterstützen.
Durch die Einhaltung der genannten Punkte können Sie sicherstellen, dass der Versand Ihres Newsletters den Anforderungen der DSGVO entspricht und das Vertrauen Ihrer Empfänger gestärkt wird.
Darf unser Newsletter weiter versendet werden?
Um sicherzustellen, dass der Versand Ihres Newsletters den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entspricht, müssen bestimmte Kriterien erfüllt sein. In bestimmten Fällen kann auch eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich sein, um die Risiken für die Rechte der Betroffenen zu bewerten. Hier sind einige Beispiele:
Wann Ihr Newsletter nicht versandt werden darf
Fehlende Einwilligung: Wenn keine ausdrückliche Einwilligung der Empfänger vorliegt, darf der Newsletter nicht versendet werden. Die Einwilligung muss freiwillig, spezifisch und informiert sein.
Unklare Abmeldemöglichkeit: Wenn der Newsletter keine klare und einfache Möglichkeit zur Abmeldung bietet, verstößt er gegen die DSGVO-Richtlinien.
Unzureichende Datenschutzerklärung: Falls die Datenschutzerklärung unvollständig ist oder nicht klar darlegt, wie die Daten verarbeitet werden, darf der Newsletter nicht versendet werden.
Unsicherer Server-Standort: Wenn personenbezogene Daten ohne Einwilligung in einem unsicheren Drittland gespeichert werden, ist der Versand des Newsletters unzulässig. Idealerweise sollten die Daten innerhalb der EU gespeichert werden, um den Schutz gemäß DSGVO zu gewährleisten.
Wann der Versand Ihres Newsletters unproblematisch ist
Double-Opt-In-Verfahren: Der Newsletter kann bedenkenlos versendet werden, wenn die Empfänger ihre Einwilligung durch ein Double-Opt-In-Verfahren bestätigt haben. Dies stellt sicher, dass die Zustimmung eindeutig und nachweisbar ist.
Transparente Kommunikation: Wenn die Empfänger klar darüber informiert werden, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden, und sie jederzeit die Möglichkeit haben, ihre Einwilligung zu widerrufen, ist der Newsletterversand datenschutzkonform.
Datensicherheit gewährleistet: Der Versand ist unproblematisch, wenn geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen wurden, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten und Datenpannen zu vermeiden.
Server-Standort innerhalb der EU: Wenn die personenbezogenen Daten auf Servern innerhalb der EU gespeichert werden, ist der Datenschutz gemäß DSGVO sichergestellt, was den Newsletterversand unproblematisch macht.
Ist unser Kontaktformular abmahngefährdet?
Einwilligung und Transparenz: Nutzer müssen klar und verständlich darüber informiert werden, welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden. Eine fehlende oder unzureichende Datenschutzerklärung kann zu einer Abmahnung führen.
Datensicherheit: Es müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, um die Sicherheit der erhobenen Daten zu gewährleisten. Werden diese Maßnahmen vernachlässigt, kann dies eine Abmahnung nach sich ziehen.
Einwilligung für Werbung: Wenn das Kontaktformular genutzt wird, um Einwilligungen für Werbezwecke einzuholen, muss diese Einwilligung spezifisch, freiwillig und informiert sein. Eine unzureichende Einwilligung kann nach UWG zu einer Abmahnung führen.
Speicherung der Daten: Die Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den angegebenen Zweck notwendig ist. Eine übermäßige Speicherung kann zu einer Abmahnung führen.
Fehlende SSL-Verschlüsselung: Die Übertragung von Daten über das Kontaktformular sollte immer verschlüsselt erfolgen. Eine fehlende SSL-Verschlüsselung kann ein Sicherheitsrisiko darstellen und zu einer Abmahnung führen.
Durch die Beachtung dieser Punkte kann sichergestellt werden, dass die Datenschutzerklärung den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entspricht. Ein vollständiges Verarbeitungsverzeichnis ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil der Dokumentation. Unsere Datenschutzexperten stehen bereit, um Sie bei der Erstellung und Überprüfung Ihrer Datenschutzerklärung zu unterstützen.
Haben Sie noch offene Fragen zum Datenschutz?
Gerne erklären wir Ihnen unser Konzept zur rechtskonformen und praxisnahen Umsetzung persönlich.
Wir verwenden die Daten ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Anfrage bzw.
zur Auftragsabwicklung wenn hierdurch ein Auftrag zu Stande kommt.
Wir bieten Ihnen
INDIVIDUELLE DATENSCHUTZ-BERATUNG
Unsere individuelle und kompetente Beratung zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben umfasst eine detaillierte Analyse Ihrer aktuellen Datenschutzmaßnahmen. Unsere Datenschutz Beratung umfasst eine detaillierte Analyse Ihrer aktuellen Datenschutzmaßnahmen. Wir erarbeiten gemeinsam mit Ihnen maßgeschneiderte Lösungen, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Strukturen Ihres Unternehmens abgestimmt sind. Dabei legen wir besonderen Wert auf praxisnahe Ansätze, die sich nahtlos in Ihren Arbeitsalltag integrieren lassen und gleichzeitig die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sicherstellen.
DATENSCHUTZKONZEPT
Wir entwickeln für Sie ein rechtskonformes, aber praxisorientiertes Datenschutzkonzept, das nicht nur den gesetzlichen Anforderungen entspricht, sondern auch die Effizienz Ihrer internen Prozesse fördert. Unser Konzept unterstützt Sie dabei, Risiken zu minimieren und die Datensicherheit zu maximieren. Dabei berücksichtigen wir alle relevanten Aspekte, von der Datenerhebung über die Verarbeitung bis hin zur sicheren Speicherung und Löschung von Daten. Ein vollständiges Verarbeitungsverzeichnis ist ein wesentlicher Bestandteil unseres Datenschutzkonzepts.
MANDATSÜBERNAHME ALS DSB
Durch die Übernahme des Mandats und die Stellung eines externen Datenschutzbeauftragten bieten wir Ihnen umfassende Entlastung. Unsere Experten übernehmen die Verantwortung für die Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Vorgaben und stehen Ihnen als kompetente Ansprechpartner zur Verfügung. Dies ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihre Kerngeschäfte zu konzentrieren, während wir die datenschutzrechtlichen Belange Ihres Unternehmens professionell managen. Unsere Experten übernehmen die Verantwortung als datenschutzrechtlich Verantwortliche und stellen sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
VERTRETUNG ALS DSB
Wir übernehmen die Vertretung Ihres Unternehmens gegenüber Aufsichtsbehörden und Betroffenen. Unsere erfahrenen Datenschutzexperten stehen Ihnen zur Seite, um Anfragen effizient zu bearbeiten und Ihre Interessen zu wahren. Wir unterstützen Sie bei der Kommunikation mit den Behörden und sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen stets regelkonform agiert. Als verantwortlicher Datenschutzbeauftragter übernehmen wir die Kommunikation mit den Behörden.
SCHULUNGEN
Die Durchführung von Präsenz- und Onlineschulungen für Ihre Mitarbeiter ist ein wesentlicher Bestandteil unseres Angebots. Wir vermitteln praxisnahes Wissen zu den Themen Datenschutz und Datensicherheit, um das Bewusstsein Ihrer Mitarbeiter zu schärfen und die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien zu gewährleisten. Unsere Schulungen sind interaktiv und auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten. Unsere Schulungen decken alle relevanten Verarbeitungsvorgänge ab, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter datenschutzkonform arbeiten.
AUDITS & ZERTIFIZIERUNG
Unsere externen Audits und Zertifizierungsaudits bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Datenschutzmaßnahmen objektiv überprüfen zu lassen. Wir identifizieren Schwachstellen und geben Ihnen konkrete Handlungsempfehlungen zur Optimierung Ihrer Datenschutzstrategien. Ein vollständiges Verarbeitungsverzeichnis ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Audits. Durch die Zertifizierung erhalten Sie einen Nachweis über die Konformität Ihrer Datenschutzmaßnahmen, was das Vertrauen Ihrer Kunden und Partner stärkt.
GUTACHTEN
Wir erstellen umfassende Gutachten und Testate zu Sachverhalten im Bereich Datenschutz und IT-Sicherheit. Unsere Gutachten bieten Ihnen fundierte Entscheidungsgrundlagen und unterstützen Sie dabei, datenschutzrechtliche Herausforderungen effektiv zu meistern. Wir analysieren komplexe Sachverhalte und liefern Ihnen klare und verständliche Ergebnisse, die auf Ihre spezifischen Fragestellungen zugeschnitten sind.
DOKUMENTATION & VERZEICHNIS VON VERARBEITUNGSTÄTIGKEITEN
Wir unterstützen Sie bei der Erstellung der erforderlichen Dokumentation sowie der nötigen Verträge, Richtlinien und Betriebsvereinbarungen. Unsere Experten sorgen dafür, dass Ihre Dokumentation den gesetzlichen Anforderungen entspricht und alle relevanten Informationen klar und verständlich festgehalten werden. Dies erleichtert die interne Kommunikation und stellt sicher, dass alle Mitarbeiter über die datenschutzrechtlichen Vorgaben informiert sind. Unterstützung bei der Erstellung der Dokumentation sowie der nötigen Verträge, Richtlinien und Betriebsvereinbarungen.
Unsere Experten sind in folgenden Bereichen ausgebildet bzw. zertifiziert:
- DATENSCHUTZGRUNDVERORDNUNG (DSGVO)
- ISO/IEC 27001 INFORMATIONSSICHERHEIT & DATENVERARBEITUNG
- ISO/IEC 19011 AUDITIERUNG VON MANAGEMENTSYSTEMEN
- HINWEISGEBERSCHUTZGESETZ
