Ihr externer Datenschutzbeauftragter
Philip Essinger, Dipl.-Ing. (FH)
Geprüfter Datenschutzbeauftragter & Datenschutzberater
Zertifizierter ISO 27001 PROFESSIONAL
Zertifizierter ISO 19011 Auditor
Erfahrungen auf dem Gebiet der IT-Sicherheit und des Datenschutzes:
- 7 Jahre Datenschutzbeauftragter verschiedener mittelständischer Firmen aus den Bereichen:
Neue Medien, Medizin, Digitales Marketing, Verlagswesen. Startups. - 20 Jahre Erfahrung mit über 400 Projekten.
- 15 Jahre Geschäftsführer der Digital-Agentur happy pixel GmbH.
Verantwortlich für Sicherheit und Datenschutz bei Projekten mit: Deutsche Post AG, ACCOR HOTELS, Biogen, uvm.
Mehr zu Essinger Consulting auf www.essinger-consulting.de
Datenschutz-Management
Überblick über Datenschutz-Strukturen
im mittelständischen Unternehmen-Management
Bei der ganzheitlichen Datenschutzberatung werden IT-Sicherheitsrisiken und Abmahnrisiken gleichermaßen berücksichtigt. Der Datenschutzbeauftragte spielt dabei einen essenziellen Teil des Datenschutzmanagements, indem er beratend tätig ist und eine umfassende Fachkunde mitbringt.
Die eingehende externe Untersuchung startet zunächst mit der Außenwirkung, bevor der Check sich nach innen richtet, zu den internen Abläufen. Der Schwerpunkt der Betrachtung liegt natürlich auf der DSGVO bzw. GDPR. Wir als Team sind allerdings auch Experten für den Aufbau eines ISMS (Informations-Sicherheits-Management-Systems).
Datenschutzbeauftragte überwachen dabei insbesondere die Risiken, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verbunden sind, und stellen sicher, dass alle Verarbeitungen den datenschutzrechtlichen Vorgaben entsprechen. In bestimmten Situationen der Datenverarbeitung ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich, die oft in Zusammenarbeit mit Datenschutzbeauftragten durchgeführt wird, um sicherzustellen, dass alle relevanten rechtlichen und praktischen Aspekte beachtet werden.
Warum sollte Ihr Unternehmen einen externen Datenschutzbeauftragten bestellen? (DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN MÜNCHEN)
Ein externer Datenschutzbeauftragter in München stellt die Einhaltung der Datenschutzgesetze in Ihrem Unternehmen sicher und hilft bei der Vermeidung von Bußgeldern. Unternehmen, die in der Regel mindestens 20 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen, sind gemäß § 38 BDSG verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Diese Beauftragten sind in den Betrieben tätig und verfügen über die notwendige datenschutzrechtliche Expertise, um die Umsetzung und Kontrolle von Datenschutzvorgaben zu gewährleisten.
Warum ein externer DSB (DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER MÜNCHEN) sinnvoll ist, welche Aufgaben er übernimmt und welche Vorteile sich daraus für Ihr Unternehmen ergeben, erfahren Sie in diesem Artikel?
Ein wesentlicher Bestandteil der Leistungen eines Datenschutzbeauftragten ist die Erstellung und Überprüfung von Datenschutzerklärungen, um die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben sicherzustellen. Für die Erfüllung seiner Aufgaben muss der Datenschutzbeauftragte über ausreichendes Fachwissen und Ressourcen verfügen, um seine Aufgaben effektiv erfüllen zu können. Mit Zertifikaten zu ISO 27001 PROFESSIONAL oder ISO 19011 Auditor untermauern wir unsere Kompetenz.
Das Wichtigste auf einen Blick
Vermeidung von Bußgeldern
Ein externer Datenschutzbeauftragter gewährleistet die Einhaltung der Datenschutzgesetze wie der DSGVO und des BDSG und vermeidet potenzielle Bußgelder durch unabhängige Expertise.
Überwachen & Schulen
Die Aufgaben eines externen Datenschutzbeauftragten umfassen die Überwachung von Datenschutzmaßnahmen, Schulungen der Mitarbeiter und die Kommunikation mit Aufsichtsbehörden.
Compliance
Die Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten ermöglicht Unternehmen, Kosten zu sparen und sich auf ihre Kernaktivitäten zu konzentrieren, während Datenschutz-Compliance sichergestellt wird.
Beraten & Prüfen
Verantwortliche müssen ein Verarbeitungsverzeichnis anlegen und die technisch-organisatorischen Maßnahmen auf dem Laufenden halten. Sie arbeiten eng mit dem Datenschutzbeauftragten zusammen, der beratend wirkt und wichtige Aufgaben durchführt wie z.B. die Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen.
Mehr Details zum Vorgehen von Essinger Consulting finde Sie auf unserer Datenschutzberater Internetpräsenz: datenschutz-berater-muenchen.de
Was macht gute Datenschutzbeauftragte aus?
1. Unabhängigkeit und Neutralität
Ein externer Datenschutzbeauftragte ist unabhängig von internen Strukturen und kann somit einen Interessenkonflikt vermeiden. Er kann objektiver agieren und Entscheidungen treffen, die ausschließlich auf die Einhaltung der Datenschutzgesetze ausgerichtet sind.
2. Expertise und Erfahrung
Externe Datenschutzbeauftragte sind meist hochqualifizierte Experten, die umfassende Kenntnisse der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer relevanter Gesetze besitzen. Sie bringen Erfahrung aus verschiedenen Branchen mit und können bewährte Praktiken anwenden. Darüber hinaus nehmen sie eine beratende Funktion im Thema Datenschutz ein und benötigen dafür bestimmte Qualifikationen, Fachkenntnisse und Kommunikationsfähigkeiten. Der Datenschutzbeauftragte ist ein essenzieller Teil des Datenschutzmanagements, da er beratend tätig ist und eine umfassende Fachkunde mitbringen muss, um effektiv kommunizieren und implementieren zu können.
3. Kosteneffizienz
Einen internen datenschutzbeauftragten auszubilden und kontinuierlich fortzubilden kann kostenintensiv sein. Ein externer DSB bringt das erforderliche Fachwissen bereits mit, ohne dass zusätzliche Schulungskosten anfallen.
4. Flexibilität
Ein externer Datenschutzbeauftragte (DSB) kann je nach Bedarf hinzugezogen werden, ohne dauerhaft in die Organisationsstruktur integriert zu sein. Dies ist besonders vorteilhaft für kleinere Unternehmen. Es ist wichtig, eine Vertretung zu benennen, um sicherzustellen, dass die Datenschutzpflichten auch während Abwesenheiten des Datenschutzbeauftragten erfüllt werden.
5. Zeitersparnis
Die Aufgaben eines DSB können zeitaufwendig sein. Ein externer DSB entlastet die internen Mitarbeiter und ermöglicht es, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Dies ist besonders wichtig für Abteilungen wie das Marketing, da spezifische datenschutzrechtliche Schulungen erforderlich sind, um die Mitarbeiter über datenschutzrelevante Themen in ihrem jeweiligen Arbeitsfeld zu informieren und aufzuklären.
6. Aktualität
Externe Datenschutzbeauftragte halten sich regelmäßig über gesetzliche Änderungen und neue Datenschutzentwicklungen auf dem Laufenden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Organisation stets konform handelt.
7. Haftungsreduzierung
Durch die Bestellung eines externen Experten reduziert das Unternehmen das Risiko, Fehler im Datenschutz zu begehen, die zu Bußgeldern oder Imageschäden führen könnten.
8. Vermeidung von Interessenkonflikten
Interne datenschutzbeauftragte können in Interessenkonflikte geraten, wenn sie gleichzeitig operative Aufgaben übernehmen müssen, die dem Datenschutz widersprechen könnten. Ein externer DSB minimiert dieses Risiko.
9. Pragmatische Problemlösung
Externe Datenschutzbeauftragte bringen oft einen frischen Blick auf interne Prozesse mit und können pragmatische und effektive Lösungen für Datenschutzprobleme anbieten.
Fragen & Antworten
Was ist ein Datenschutzbeauftragter (DSB)?
Ein Datenschutzbeauftragter ist ein Experte für den Datenschutz, der für die Umsetzung der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer datenschutzrechtlicher Regelungen verantwortlich ist. Seine Hauptaufgabe besteht darin, Datenschutzverletzungen zu verhindern und sicherzustellen, dass alle Verarbeitungen personenbezogener Daten im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen erfolgen. Der Datenschutzbeauftragte fungiert als Vermittler zwischen dem Unternehmen, den betroffenen Personen und den Aufsichtsbehörden. Durch seine unabhängige Rolle kann er objektiv agieren und die Datenschutzinteressen aller Beteiligten wahren.
Arten des Datenschutzbeauftragten
Ein Datenschutzbeauftragter kann entweder ein interner oder ein externer Datenschutzbeauftragter sein. Ein interner Datenschutzbeauftragter ist ein regulärer Angestellter des Unternehmens, der zusätzlich zu seinen anderen Aufgaben für den Datenschutz verantwortlich ist. Diese Rolle kann jedoch zu Interessenkonflikten führen, insbesondere wenn der interne Datenschutzbeauftragte auch operative Aufgaben übernimmt. Ein externer Datenschutzbeauftragter hingegen wird im Rahmen eines Dienstleistungsverhältnisses beauftragt und bringt spezialisierte Expertise mit, ohne in die internen Strukturen des Unternehmens eingebunden zu sein. Dies ermöglicht eine objektivere und neutralere Überwachung der Datenschutzmaßnahmen.
Rolle und Aufgaben des Datenschutzbeauftragten
Definition und Verantwortung
Der Datenschutzbeauftragte (DSB) spielt eine zentrale Rolle in jedem Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet. Er ist ein essenzieller Teil des Datenschutzmanagements, da er beratend tätig ist und eine umfassende Fachkunde mitbringen muss, um effektiv kommunizieren und implementieren zu können. Seine Hauptaufgabe besteht darin, die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen sicherzustellen. Der DSB ist ein Experte für Datenschutz und fungiert als Schnittstelle zwischen dem Unternehmen, den Datenschutzaufsichtsbehörden und den betroffenen Personen. Er überwacht die Einhaltung der Datenschutzvorschriften, berät das Unternehmen in datenschutzrechtlichen Fragen und ist verantwortlich für die Kommunikation mit den Aufsichtsbehörden. Durch seine unabhängige Position kann der DSB objektiv agieren und sicherstellen, dass die Datenschutzinteressen der betroffenen Personen gewahrt bleiben.
Welche weiteren Aufgaben hat ein DSB
Die Datenschutzbeauftragten (DSB) sind dafür verantwortlich, den Datenschutz zu gewährleisten, da sie nach den EU-Datenschutzvorschriften, die die EG hat, für sie zuständig sind. DSB arbeitet in grenzüberschreitenden Beziehungen zwischen Unternehmen, Datenschutzbehörden und Nutzern und bietet in jedem Unternehmen Datenschutzkompetenz in den Bereichen der Vorbereitung, Überwachung und Kommunikation von Datenschutzvorschriften. In Unternehmen können ein internes DSB und ein externes DSB dienen. Während interne Mitarbeiter ein reguläres Mitglied sind, wird das externe DSB als Servicemitglied dienen, um Dienstleistungen für Kunden zu erbringen.
Qualifikationen und Anforderungen
Erforderliche Kenntnisse und Fähigkeiten
Ein Datenschutzbeauftragter oder Datenschutzberater muss über umfassende Fachkenntnisse im Bereich des Datenschutzes verfügen. Dazu gehört ein tiefes Verständnis der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie anderer relevanter Datenschutzgesetze. Der DSB muss in der Lage sein, die Verarbeitung personenbezogener Daten im Unternehmen zu überwachen und sicherzustellen, dass alle datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Neben der fachlichen Expertise sind auch ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten unerlässlich. Der DSB muss in der Lage sein, datenschutzrechtliche Anforderungen verständlich zu vermitteln und im Unternehmen durchzusetzen. Zudem sollte er in der Lage sein, Schulungen für Mitarbeiter durchzuführen und als Ansprechpartner für datenschutzrechtliche Fragen zu fungieren.
Kosten und Risiken, wenn Sie keinen DSB haben
Die Kosten für die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten können stark variieren. Ein externer Datenschutzbeauftragter wird häufig im Rahmen pauschalisierter monatlicher Beiträge tätig, was eine klare Kalkulation der Kosten ermöglicht. Im Gegensatz dazu erfordert ein interner Datenschutzbeauftragter laufende Ausgaben für Aus- und Fortbildung sowie Fachliteratur. Die Nichtbenennung eines Datenschutzbeauftragten kann erhebliche finanzielle Risiken mit sich bringen. Unternehmen, die gegen die DSGVO verstoßen, können mit Bußgeldern von bis zu 2 % des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes oder bis zu 10 Millionen Euro belegt werden. Daher ist die Investition in einen qualifizierten Datenschutzbeauftragten eine wichtige Maßnahme zur Risikominimierung.
Datenschutz und Compliance
Ein Datenschutzbeauftragter ist für die Sicherstellung und Nachweisbarkeit der Einhaltung der DSGVO verantwortlich. Er schützt die Rechte der betroffenen Personen und stellt sicher, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben erfolgt. Zu seinen Aufgaben gehört auch die Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen gemäß Art. 35 DSGVO, um potenzielle Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen zu identifizieren und zu minimieren. Darüber hinaus muss der Datenschutzbeauftragte die Kontaktdaten des Unternehmens in Schriftform an die zuständige Behörde übermitteln und veröffentlichen, um eine transparente Kommunikation zu gewährleisten. Durch diese Maßnahmen trägt der Datenschutzbeauftragte wesentlich zur Compliance und zum Schutz der Daten innerhalb der Organisation bei.
Datenschutz-Mitarbeiterschulungen bzw. Datenschutz Awareness Schulungen gemäß Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie Cyber-Security Schulungen für mehr IT-Sicherheit in Ihrem Unternehmen
Hier ist ein Überblick, warum Datenschutzschulungen für Mitarbeiter durch den Datenschutzbeauftragten sinnvoll und wichtig sind:
1. Bedeutung der Schulung
Rechtliche Verpflichtung: Nach der DSGVO (Art. 39 Abs. 1 lit. b) gehört es zu den Aufgaben des datenschutzbeauftragte, das Bewusstsein und die Schulung von Mitarbeitern in Fragen des Datenschutzes zu fördern.
Prävention von Verstößen: Mitarbeiter sind häufig der erste Kontaktpunkt für den Umgang mit personenbezogenen Daten. Schulungen helfen, Verstöße und deren Folgen wie Bußgelder oder Imageverluste zu vermeiden.
Sensibilisierung: Eine Schulung stärkt das Verständnis der Mitarbeiter für den Schutz von Daten und die Risiken durch unsachgemäße Handhabung.
Datenschutzschulung & Mitarbeiterschulung
Wir haben jahrelange Erfahrung mit Datenschutz & Awareness Mitarbeiterschulungen
sowie Datenschutzschlungen für das Management.
2. Inhalte einer Datenschutzschulung
Ein Datenschutzbeauftragter (z. B. ein externer Experte wie Ewas) sollte Schulungen mit klaren, praxisorientierten Inhalten anbieten. Datenschutzbeauftragte spielen eine entscheidende Rolle bei der Vermittlung dieser Inhalte. Typische Themen sind:
Grundlagen des Datenschutzes:
Bedeutung und Ziel der DSGVO
Rechte betroffener Personen (z. B. Auskunft, Löschung, Datenübertragbarkeit)
Verantwortlichkeiten des Unternehmens
Umgang mit personenbezogenen Daten:
Was sind personenbezogene Daten?
Prinzipien der Datenverarbeitung (z. B. Zweckbindung, Datenminimierung)
Sichere Speicherung und Verarbeitung von Daten
Praxisorientierte Anweisungen:
Sichere Passwörter und IT-Sicherheit (z. B. Phishing vermeiden)
Umgang mit E-Mails und sensiblen Dokumenten
Nutzung von mobilen Geräten und Cloud-Diensten
Meldepflichten und Reaktionen bei Datenschutzvorfällen:
Erkennen und Melden von Datenpannen
Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten
Branchenspezifische Besonderheiten:
Datenschutz im datengetriebenen Online-Marketing, Kundenservice, Vertrieb, HR oder IT-Bereich
3. Methoden der Schulung
Präsenzseminare oder Online-Schulungen: Datenschutzbeauftragte können Live-Formate nutzen, um interaktive Diskussionen und spezifische Fragen zu ermöglichen.
E-Learning-Plattformen: Flexibel für Mitarbeiter, die nicht an festen Terminen teilnehmen können.
Fallbeispiele und Rollenspiele: Praxisnahe Szenarien helfen, die Umsetzung des Erlernten zu trainieren.
Regelmäßige Auffrischungen: Datenschutz ist ein sich ständig weiterentwickelndes Thema; regelmäßige Schulungen sind unerlässlich.
4. Vorteile für Unternehmen
Bewusstsein und Verantwortung: Geschulte Mitarbeiter handeln sicherer im Umgang mit Daten.
Risiko- und Haftungsminderung: Weniger Datenpannen und rechtliche Konflikte.
Verbesserung des Unternehmensimages: Datenschutzbewusstsein stärkt das Vertrauen von Kunden und Partnern.
Fazit: Eine Datenschutzschulung durch einen erfahrenen Datenschutzbeauftragten wie Ewas ist ein essenzieller Bestandteil eines wirksamen Datenschutzmanagements. Sie schafft Sicherheit und fördert die Compliance innerhalb des Unternehmens.
Mehr zu Datenschutz-Schulungen bzw. Awareness-Schulungen für Mitarbeiter